Não pague mico em apresentações

Outro dia participei de um treinamento oferecido aos professores de uma das instituições onde leciono, e observei uma situação inconveniente durante a última apresentação da noite.

O palestrante preparou os slides com os tópicos a serem explanados, gravou os dados no cd e saiu despreocupado para realizar seu trabalho. Entretanto, ao colocar o cd no drive e clicar no arquivo para abrir, nada aconteceu...

Isso porque ele não atentou para um simples detalhe: o programa que criou o arquivo foi o POWER POINT 2007, que é novidade e poucas pessoas ainda utilizam essa versão. O que aconteceu foi que alguém precisou sair no meio do treinamento à procura de um notebook que tivesse o programa instalado, e acabamos por desperdiçar um bom tempo da palestra.

Para que isso não aconteça com você, seguem algumas dicas de como evitar problemas de versões.

1. Use PDF. Se a apresentação não possui animações ou recursos multimídia, exporte o arquivo como PDF, pois é um excelente formato de intercâmbio e pode ser lido na maioria dos computadores. O Microsoft Office não possui suporte nativo a esse formato, mas isso pode ser resolvido com a instalação de uma Impressora Virtual PDF como a criada pelo programa gratuito PDF Creator. Edite seu arquivo normalmente e quando quiser transformá-lo em PDF, escolha a opção de imprimir, como se fosse mandar para a impressora, mas ao invés disso escolha a impressora PDF Creator. O sistema irá perguntar onde salvar o arquivo, digite um nome e clique em Salvar (Save).

Aproveite e coloque no cd ou pendrive o Foxit Reader, um leitor de PDF de pouco mais de 1Mb e que dispensa instalação.

2. Salve em versão anterior. Se você for na opção Arquivo > Salvar Como... poderá escolher entre diversos formatos diferentes, entre eles um que é compatível com as versões do Office 2003 e anteriores. Lembre-se que alguns dos novos recursos poderão ser perdidos ou substituídos por outros similares.

3. Converta para Video/Flash. Se sua apresentação tem animações e efeitos, é interessante mantê-los realizando a conversão do arquivo para flash com o authorPoint Lite ou transforme em vídeo usando o CamStudio (já comentado anteriormente aqui no blog) para capturar o que se passa na tela.

4. Use o Microsoft Power Point Viewer. Se tudo mais falhar, carregue o gratuito PowerPoint Viewer para onde for. São 25MB, mas é garantido seu arquivo rodar.